Hausverwaltung wechseln: Was ist zu beachten? Ratgeber 2026


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Eine Hausverwaltung begleitet Eigentümergemeinschaften und Vermieter oft über viele Jahre hinweg. Doch was, wenn die Zusammenarbeit nicht verlässlich, transparent und professionell abläuft. Viele Eigentümer denken über einen Wechsel nach, wenn sich Abläufe verzögern, wichtige Informationen fehlen oder Entscheidungen ohne klare Abstimmung getroffen werden. Auch steigende Kosten ohne nachvollziehbare Leistung, unzureichende Erreichbarkeit oder wiederkehrende Fehler in der Buchhaltung gehören zu den häufigen Gründen.

Ist das Kind erstmal in den Brunnen gefallen, ist ein Wechsel der Hausverwaltung oftmals unausweichlich. Genau hier setzt dieser Ratgeber an: Er zeigt Ihnen, wann ein Wechsel sinnvoll ist, welche Schritte notwendig sind und wie Sie eine Verwaltung finden, die zu Ihnen passt und langfristig verlässlich arbeitet.


Wann ein Wechsel der Hausverwaltung sinnvoll ist

Typische Probleme im laufenden Betrieb:

  • wiederholte Verzögerungen bei Abrechnungen
  • fehlende Reaktionen auf Anfragen
  • Beschlüsse, die nur nach mehrfacher Nachfrage umgesetzt werden
  • riskante Versäumnisse bei Fristen oder gesetzlichen Vorgaben

Hinweise auf mangelnde Transparenz:

  • unvollständige oder unklare Unterlagen
  • nicht nachvollziehbare Kosten
  • fehlende oder ausweichende Kommunikation
  • unklare Entscheidungswege bei Angeboten oder Vergaben

Situationen, in denen ein Wechsel der Hausverwaltung sinnvoll ist:

  • schwerwiegende Buchhaltungsfehler
  • ungeklärte Rückstände oder fehlende Kontonachweise
  • zweifelhafte Vergaben oder unklare Zahlungen
  • verweigerter Einblick in relevante Unterlagen
  • nachhaltige Pflichtverletzungen, die Risiken für Eigentümer/Gemeinschaft erzeugen

Die JHG Grund ist Ihre erfahrene Hausverwaltung in Bremen und umzu.
Ferner sind wir auch als WEG-Verwaltung und Mietverwaltung in Bremen und im Umland für Sie da. Nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf, um über Ihre Immobilie, Ihre Ziele und mögliche nächste Schritte zu sprechen.

Rechtliche Rahmenbedingungen für den Wechsel der Hausverwaltung

Das WEG-Gesetz (insbesondere § 26 WEG) gibt einen klaren Rahmen vor, wie ein Wechsel der Hausverwaltung abläuft. Für eine Wohnungseigentümergemeinschaft gilt: Die Eigentümer bestellen die Verwaltung per Beschluss und können diesen Beschluss auch wieder aufheben. Grundlage dafür ist ein Mehrheitsbeschluss in der Eigentümerversammlung. Erst wenn ein Beschluss vorliegt, die Hausverwaltung zu wechseln, darf ein neuer Vertrag geschlossen und der alte gekündigt werden.

Bei der Kündigung kommt es auf die vertraglichen Vereinbarungen an. Viele Verwalterverträge laufen über mehrere Jahre und enthalten feste Laufzeiten sowie Kündigungsfristen. In der Regel lässt sich ein Vertrag nur zum Ende der vereinbarten Laufzeit ordentlich kündigen. Eine außerordentliche Kündigung ist nur möglich, wenn ein wichtiger Grund vorliegt, etwa grobe Pflichtverletzungen oder nachhaltige Verweigerung der ordnungsgemäßen Verwaltung. Solche Gründe müssen gut belegt sein, damit sie im Konfliktfall nachweisbar sind und rechtlich Bestand haben.


Verwaltungswechsel: Unterschiede zwischen WEG-Verwaltung und Mietverwaltung

In der WEG-Verwaltung entscheidet die Eigentümergemeinschaft gemeinschaftlich über Bestellung und Abberufung. Bei der Mietverwaltung liegt die Entscheidung allein beim Eigentümer oder bei der Eigentümergesellschaft. Die Umsetzung eines Verwaltungswechsels gelingt hier deutlich flexibler, da Eigentümer bzw. Eigentümergesellschaft nicht an gemeinschaftliche Beschlüsse gebunden sind. Dadurch können Vermieter schneller reagieren, wenn der Service nicht stimmt oder grundlegende Aufgaben vernachlässigt werden.

Exkurs Abstimmung zum Wechseln der Hausverwaltung: Was ist zu beachten?

Eine Abstimmung über den Wechsel der Hausverwaltung gehört zu den wichtigsten Schritten im gesamten Prozess. Damit der Beschluss rechtssicher zustande kommt und später nicht angefochten wird, sollten Eigentümer einige zentrale Punkte beachten:

  • Zunächst muss der Tagesordnungspunkt eindeutig in der Einladung zur Eigentümerversammlung stehen. Die Formulierung sollte klar erkennen lassen, dass über die Abberufung der aktuellen Verwaltung und die Bestellung einer neuen Verwaltung entschieden werden soll. Ohne diese eindeutige Ankündigung wäre ein Beschluss rechtlich angreifbar.
  • Während der Versammlung ist wichtig, dass die Stimmen korrekt gezählt und die Mehrheit eindeutig festgestellt werden. In der Regel genügt die einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen. Das Ergebnis der Abstimmung wird anschließend in das Protokoll aufgenommen. Entscheidend ist, dass der Beschluss vollständig dokumentiert wird, damit er seine Wirksamkeit nicht verliert.
  • Vor der Abstimmung sollten die Eigentümer den Vertragsstatus der bisherigen Verwaltung kennen. Laufzeiten und Kündigungsfristen bestimmen, zu welchem Zeitpunkt ein Wechsel der Hausverwaltung möglich ist. Auch die Verträge der Bewerber müssen vor der Entscheidung geprüft werden, damit Leistung, Vergütung und Aufgabenbereich klar sind.
  • Nach der Versammlung muss das Protokoll zeitnah verteilt und der Beschluss der Verwaltung sowie dem neuen Vertragspartner mitgeteilt werden. Erst danach können Kündigung und Vertragsabschluss formal erfolgen.

Ablauf: Wie ein Wechsel der Hausverwaltung funktioniert

Ein Wechsel der Hausverwaltung gelingt am besten, wenn die Eigentümergemeinschaft Schritt für Schritt vorgeht. Zunächst sollte in der Gemeinschaft geklärt werden, welche Erwartungen an eine neue Verwaltung bestehen und welche Probleme es aktuell gibt. Auf dieser Basis holen die Eigentümer Angebote ein und führen Gespräche mit möglichen Verwaltern.

Im nächsten Schritt folgt der formale Teil. In der Eigentümerversammlung wird wie eingangs beschrieben ein Beschluss über die Abberufung der bisherigen Verwaltung und die Bestellung der neuen Verwaltung gefasst. Erst nach einem wirksamen Beschluss kann der alte Vertrag gekündigt und der neue Vertrag unterschrieben werden.

Für einen reibungslosen Übergang müssen die Unterlagen vollständig vorliegen. Dazu gehören unter anderem:

  • Teilungserklärung und Gemeinschaftsordnung
  • Beschlusssammlung und Protokolle der letzten Jahre
  • aktuelle Wirtschafts- und Finanzpläne
  • Abrechnungen und Buchhaltungsunterlagen
  • Verträge mit Dienstleistern sowie Versicherungsunterlagen
  • Kontounterlagen, Rücklagenübersichten und offene Posten

Im Übergabeprozess übergibt die bisherige Verwaltung diese Unterlagen an die neue Verwaltung. Idealerweise erfolgt dies gegen Empfangsbestätigung und mit einer klaren Liste aller übergebenen Dokumente, Zugänge und Schlüssel. Die neue Verwaltung kann anschließend die Buchhaltung übernehmen, Dienstleister informieren und die Eigentümer über die nächsten Schritte und Ansprechpartner in der Verwaltungspraxis informieren.


Typische Herausforderungen beim Wechsel der Haus- bzw. WEG-Verwaltung und wie Sie sie vermeiden

  • Verzögerungen bei der Übergabe: Verzögerungen entstehen häufig, wenn Termine unklar sind oder Unterlagen erst kurz vor Fristende angefordert werden. Sinnvoll ist eine schriftliche Vereinbarung mit beiden Verwaltungen, in der Termine und Verantwortlichkeiten klar festgehalten werden. Eine feste Übergabeliste sorgt zusätzlich dafür, dass nichts übersehen wird.
  • Unvollständige Dokumente: Gerade bei der Buchhaltung oder der Beschlusssammlung fehlen in der Praxis oft einzelne Unterlagen. Um das zu vermeiden, sollten Eigentümer die gewünschte Dokumentenliste bereits vor der Kündigung zusammenstellen. Die bisherige Verwaltung sollte frühzeitig wissen, welche Unterlagen vollständig übergeben werden müssen.
  • Kommunikationsprobleme mit der alten Verwaltung: Wenn Rückfragen unbeantwortet bleiben oder Informationen nur verzögert ankommen, erschwert das die Zusammenarbeit erheblich. Ein zentraler Ansprechpartner innerhalb der Eigentümergesellschaft bzw. -gemeinschaft kann die Kommunikation bündeln und Missverständnisse reduzieren. Schriftliche Nachfragen schaffen zusätzliche Verbindlichkeit.
  • Fehlende Beschlüsse oder Formfehler: Ein häufiger Stolperstein sind unvollständige oder unwirksame Beschlüsse. Damit der Wechsel der Hausverwaltung rechtssicher erfolgt, sollte die Einladung zur Eigentümerversammlung den Tagesordnungspunkt "Abberufung und Neubestellung der Verwaltung" eindeutig enthalten. Während der Versammlung müssen Beschlüsse sauber protokolliert werden, damit sie später auch rechtlich Bestand haben und der Wechsel nicht ins Stocken gerät.

Wenn Sie eine Hausverwaltung finden möchten, die zuverlässig arbeitet und Ihren Alltag spürbar entlastet, lohnt sich ein persönliches Gespräch mit einem erfahrenen Dienstleister. Die JHG Grund ist Ihre kompetente Hausverwaltung in Bremen und umzu. Darüber hinaus sind wir auch als WEG-Verwaltung und Mietverwaltung für Sie da. Nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf und lassen Sie uns über die nächsten Schritte sprechen.


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